HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: MÀN HÌNH DANH SÁCH TÀI LIỆU
Màn hình Danh sách tài liệu cho phép bạn số hóa toàn bộ kho lưu trữ tài liệu giấy, giúp việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin nội bộ trở nên tức thì và bảo mật.
Màn hình Danh sách tài liệu
1. Quản lý và Tra cứu tại màn hình Danh sách Tài liệu (Giao diện chính)
Tại đây, bạn có thể quản lý hàng ngàn tệp tin thông qua các công cụ hỗ trợ:
- Bộ lọc tra cứu:
- Từ khóa: Tìm tài liệu theo tên hoặc số hiệu công văn.
- Nhân viên: Lọc các tài liệu do một cá nhân cụ thể đăng tải.
- Khoảng thời gian: Xem tài liệu được cập nhật trong một giai đoạn nhất định.
- Các tính năng chức năng:
- Thêm tài liệu: Nhấn nút màu xanh dương để tải tài liệu mới lên hệ thống.
- Xuất Excel: Kết xuất danh mục tài liệu để báo cáo hoặc kiểm kê kho hồ sơ.
- Giải thích các cột dữ liệu:
- Tên tài liệu: Tiêu đề chính của hồ sơ.
- Người tạo: Người chịu trách nhiệm đăng tải và quản lý tệp.
- Đính kèm: Nhấn vào biểu tượng để tải xuống hoặc xem trực tiếp nội dung tệp.
2. Quy trình Thêm tài liệu mới (Màn hình Popup)
Cửa sổ Thêm vào danh sách tài liệu
Để đưa một tài liệu mới vào hệ thống, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Tên tài liệu (*): Nhập tên ngắn gọn, súc tích (Ví dụ: “Quy định làm việc từ xa 2026”, “Hợp đồng đối tác MTNV”).
- Nhân viên (*): Hệ thống mặc định chọn tên bạn, hoặc bạn có thể chọn người sở hữu tài liệu này.
- Ngày tạo (*): Chọn ngày ban hành hoặc ngày tiếp nhận tài liệu.
- Mô tả: Ghi chú tóm tắt nội dung chính để hỗ trợ việc tìm kiếm sau này.
- Chọn tệp (*): Nhấn vào khung tải lên để chọn tệp từ máy tính (Hỗ trợ định dạng ảnh, PDF, Word, Excel…).
- Lưu: Nhấn nút màu xanh để hoàn tất quá trình đăng tải.
3. Các thao tác quản trị tài liệu (Cột Thao tác)
Tại mỗi dòng tài liệu, bạn có các quyền hạn sau:
- Sửa (Biểu tượng Bút chì): Cập nhật lại tên tài liệu hoặc thay thế bằng tệp tin mới nếu có bản cập nhật.
- Xóa (Biểu tượng Dấu X): Loại bỏ các tài liệu lỗi thời hoặc nhập sai thông tin.
- Xem chi tiết: Nhấn vào biểu tượng trang giấy để xem toàn bộ thông tin mô tả và lịch sử của tài liệu đó.
WorkOne, #Văn Phòng số, #Doanh nghiệp số, #Màn hình Danh sách tài liệu
🤝 Thông tin liên hệ:
CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP SỐ ĐẠI VIỆT
📍 P1209, Trinity Tower Số 145 Hồ Mễ Trì, Đại Mỗ, Hà Nội
📞 (+8424)3.787.7526 | Zalo: 0979.33.88.11
📧 info@daviso.vn
Các sản phẩm dịch vụ công ty đang cung cấp: